Domain und E-Mail im Betrieb: 6 Punkte, die Inhaber selbst im Griff haben sollten

Kurz gesagt: Domain und E-Mail gehören zu den wichtigsten digitalen Werten eines Betriebs, weil Website, Anfragen und Kundenkommunikation an ihnen hängen. Inhaber sollten sicherstellen, dass die Domain auf den Betrieb eingetragen ist, dass sie selbst Zugang zum Anbieter haben, dass Verlängerungen nicht ins Leere laufen und dass E-Mails von einer eigenen, technisch abgesicherten Adresse verschickt werden. Diese sechs Punkte lassen sich ohne Fachwissen prüfen und ersparen im Ernstfall viel Ärger.

Probleme mit Domain und E-Mail entstehen selten durch Technik, sondern durch Lücken in der Organisation: Die Domain wurde vor Jahren von einem Bekannten registriert, die Zugangsdaten liegen bei einem ehemaligen Mitarbeiter, die hinterlegte Kreditkarte ist abgelaufen. Solange alles läuft, fällt das niemandem auf.

1. Domaininhaber prüfen: Die Domain muss dem Betrieb gehören

Eine Domain ist die Adresse Ihrer Website, etwa beispiel-schreinerei.de. Sie wird über einen Anbieter registriert, und dabei wird ein Domaininhaber eingetragen. Der Domaininhaber ist rechtlich derjenige, dem die Domain zusteht — nicht unbedingt der, der die Rechnung bezahlt.

Häufig ist nicht der Betrieb eingetragen, sondern eine Agentur, ein früherer Webdesigner oder ein Familienmitglied. Das wird zum Problem, wenn sich die Wege trennen: Ohne Mitwirkung des Inhabers lässt sich die Domain nur schwer umziehen oder ändern.

Prüffrage: Steht im Kundenkonto Ihres Domain-Anbieters oder in der Bestätigung Ihrer Agentur Ihr Betrieb als Domaininhaber? Falls nicht, lassen Sie das ändern, solange die Zusammenarbeit gut läuft.

2. Selbst Zugang zum Domain-Anbieter haben

Neben dem Inhaber zählt der praktische Zugang. Domain, Website-Hosting und E-Mail werden über ein Kundenkonto beim Anbieter verwaltet. Wer dieses Konto bedienen kann, kann die Website abschalten, E-Mails umleiten oder die Domain zu einem anderen Anbieter übertragen.

Für Ihren Betrieb heißt das:

• Die Zugangsdaten zum Kundenkonto liegen bei Ihnen, nicht nur bei einem Dienstleister oder einem einzelnen Mitarbeiter.
• Das Konto ist mit einem starken Passwort und, wenn der Anbieter es anbietet, mit einer Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt.
• Die hinterlegte Kontakt-E-Mail ist eine Adresse, die Sie dauerhaft lesen.

Ein Dienstleister darf natürlich eigene Zugänge haben, wenn er Website und E-Mail für Sie betreut. Entscheidend ist, dass Sie im Notfall nicht von ihm abhängig sind. Wechseln Sie einmal den Anbieter, brauchen Sie für eine .de-Domain einen Auth-Code, den der bisherige Anbieter auf Anfrage herausgibt.

3. Verlängerung und Zahlungsdaten im Blick behalten

Eine Domain gehört Ihnen nicht für immer, sondern so lange, wie der Vertrag mit dem Anbieter läuft und bezahlt wird. Wird die Verlängerung nicht bezahlt oder der Vertrag gekündigt, kann die Domain gelöscht und anschließend von jemand anderem registriert werden. Mit ihr verschwinden Website und E-Mail-Adressen.

Typische Ursachen sind banal:

• Die hinterlegte Kreditkarte ist abgelaufen.
• Erinnerungen gehen an eine Adresse, die niemand mehr liest.
• Bei einem Anbieterwechsel wurde der alte Vertrag zu früh gekündigt.

Notieren Sie, bei welchem Anbieter Ihre Domain liegt, wann die Verlängerung ansteht und wer die Rechnungen erhält. Das gilt auch für weitere Domains, die Sie zum Schutz Ihres Namens registriert haben.

4. E-Mails von der eigenen Domain verschicken

Eine Adresse wie info@beispiel-schreinerei.de wirkt auf Kunden verlässlicher als eine Adresse bei einem kostenlosen Freemail-Dienst. Sie zeigt, dass Website und Absender zusammengehören, und bleibt erhalten, auch wenn Sie den E-Mail-Anbieter wechseln.

Bewährt haben sich zwei Arten von Adressen:

• Funktionsadressen wie info@, anfrage@ oder rechnung@ für Aufgaben, die nicht an eine Person gebunden sind. Sie können auf der Website stehen und bei Personalwechseln einfach einer anderen Person zugeordnet werden.
• Persönliche Adressen wie vorname.nachname@ für den direkten Austausch mit Kunden.

Ein Beispiel: Ein Malerbetrieb nennt auf der Website und im Google-Unternehmensprofil nur anfrage@. Wechselt die Bürokraft, wird das Postfach einer anderen Person zugeordnet, und keine Anfrage geht verloren.

5. Den E-Mail-Versand technisch absichern

Damit E-Mails im Posteingang und nicht im Spam-Ordner landen, prüfen empfangende Server, ob eine Nachricht wirklich von Ihrer Domain stammen darf. Dafür gibt es drei Einträge in den DNS-Einstellungen der Domain, also im technischen Adressbuch, das auch festlegt, wohin Website und E-Mails geleitet werden:

• SPF legt fest, welche Server E-Mails im Namen Ihrer Domain verschicken dürfen.
• DKIM versieht jede ausgehende E-Mail mit einer digitalen Signatur, die der Empfänger prüfen kann.
• DMARC sagt empfangenden Servern, wie sie mit E-Mails umgehen sollen, die diese Prüfungen nicht bestehen.

Große Postfachanbieter wie Gmail haben ihre Anforderungen an Absender in den letzten Jahren verschärft und erwarten mindestens SPF oder DKIM. Fehlen die Einträge, landen auch ganz normale Angebote oder Rechnungen leichter im Spam. Wichtig ist das besonders, wenn neben Ihrem Postfach weitere Dienste in Ihrem Namen versenden, etwa das Kontaktformular der Website, eine Buchhaltungssoftware oder ein Newsletter-Tool. Sie müssen nicht selbst wissen, wie die Einträge aussehen. Fragen Sie Ihren Anbieter oder Dienstleister, ob SPF, DKIM und DMARC für Ihre Domain eingerichtet sind.

6. Postfächer, Zugänge und Archiv ordnen

Zum Schluss geht es um den Alltag: Wer hat welche Zugänge, und was passiert mit den Daten?

• Liste der Zugänge: Halten Sie fest, welche Postfächer es gibt, wer sie nutzt und wer Zugriff auf Domain, Hosting und Website hat. Bewahren Sie die Liste sicher auf, zum Beispiel in einem Passwort-Manager.
• Personalwechsel: Wenn jemand den Betrieb verlässt, sollten seine Zugänge gesperrt und Funktionsadressen neu zugeordnet werden. Ob und wie Sie auf ein persönliches Postfach zugreifen dürfen, hängt unter anderem davon ab, ob private Nutzung erlaubt war; das klären Sie im Zweifel rechtlich.
• Aufbewahrung: Geschäftliche E-Mails, etwa zu Angeboten und Aufträgen, können aufbewahrungspflichtig sein. Welche Pflichten für Sie gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, und sorgen Sie dafür, dass diese E-Mails nicht nur auf einem einzelnen Laptop liegen.

Domain und E-Mail jetzt prüfen: Was Sie tun können

Das Jahresende ist ein guter Anlass für eine kurze Bestandsaufnahme. Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit und beantworten Sie diese Fragen:

1. Wer ist als Inhaber Ihrer Domain eingetragen?
2. Können Sie sich selbst im Kundenkonto Ihres Domain-Anbieters anmelden?
3. Wann wird die Domain verlängert, und sind die Zahlungsdaten aktuell?
4. Verschicken alle Mitarbeitenden E-Mails von der eigenen Domain?
5. Sind SPF, DKIM und DMARC eingerichtet?
6. Gibt es eine aktuelle Liste aller Postfächer und Zugänge?

Steht ein Relaunch an, bleiben Domain und E-Mail-Adressen übrigens in der Regel erhalten. Was dabei für die Google-Sichtbarkeit wichtig ist, beschreibt der Artikel Website-Relaunch ohne Ranking-Verlust; weitere Antworten stehen in den häufigen Fragen. Wer den technischen Betrieb nicht selbst übernehmen möchte, findet Hosting und Betreuung unter meinen Leistungen. Wenn Sie unsicher sind, wie es bei Ihnen aussieht, schreiben Sie mir über das Kontaktformular.

Häufige Fragen

Wie finde ich heraus, wem meine .de-Domain gehört?

Die Inhaberdaten von .de-Domains sind nicht mehr öffentlich abrufbar. Schauen Sie im Kundenkonto Ihres Domain-Anbieters nach oder fragen Sie den Anbieter oder Ihre Agentur, wer als Domaininhaber eingetragen ist.

Was passiert mit meiner Domain, wenn ich die Agentur wechsle?

Die Domain kann zu einem neuen Anbieter umziehen oder beim bisherigen bleiben. Für den Umzug einer .de-Domain brauchen Sie einen Auth-Code vom bisherigen Anbieter; leichter geht es, wenn Ihr Betrieb als Domaininhaber eingetragen ist.

Was ist DMARC?

DMARC ist ein DNS-Eintrag, der empfangenden Mailservern sagt, wie sie mit E-Mails umgehen sollen, die angeblich von Ihrer Domain kommen, aber die Prüfungen per SPF und DKIM nicht bestehen. Er hilft, Ihre Domain vor gefälschten Absendern zu schützen.

Brauche ich für die E-Mail-Adresse eine eigene Website?

Nein. Eine Domain lässt sich auch nur für E-Mail-Adressen nutzen. Für einen Betrieb ist es aber sinnvoll, unter derselben Domain auch eine Website zu betreiben, damit Kunden Absender und Betrieb zusammenbringen.